In this blog post, we discuss the legal challenges that COVID-19 has brought about for Danish companies. We get more questions about how companies should deal with the issues that arise from COVID-19. We have therefore gathered the good advice that we have passed on in this article, which deals with:
How should companies deal with labour and employment law?
Five tips for complying with data protection rules
The assessment of whether COVID-19 constitutes a force majeure event
In general, we recommend everyone keep up to date with developments and stay updated on www.coronasmitte.dk
How should companies deal with labour and employment law?
Osh:
What does the company do to prevent the company's employees from becoming infected with COVID-19?
The company must decide whether the company's employees are unnecessarily exposed to the risk of being infected with COVID-19.
For example, the company may introduce guidelines or take actions that minimize the potential risk of infection from colleagues, customers, business partners or the general public.
Relevant measures could be to introduce homework, lopsided/flexible working hours, stricter hygiene measures, control of travel activities, and stipulate that all meetings must be virtual/telephone.
Employee's working conditions:
Can the employee refuse to show up for work for fear of infection?
As a rule, it would be an illegal no-show (with the risk of expulsion) if an employee does not show up for work for fear of becoming infected.
It is the employer who decides whether an employee should be sent home or appear at work. Thus, it is not up to the employee to decide for himself. However, the situation will be different if health authorities have issued a quarantine order to the employee concerned. An employer cannot defy such an injunction. In other situations, it is up to the company alone to decide who should be sent home or show up for work.
To the extent that the employee can work from home and the employer asks the employee to do so, the employee is obliged to work from home.
Is the employee entitled to pay if the employer sends him or her home?
As a rule, the employee is entitled to remuneration if the employer decides to stay at home.
If the authorities require companies to send employees home, the obligation to pay wages may cease.
What can the employee do if the institutions close and they have to look after their child?
If an employee's child is ill, he or she is entitled to paid absences to the extent that he or she is otherwise permitted to during the child's illness. If the child is not ill, the employee must provide care. If the employee cannot have the child cared for, it can be agreed with the employer that the employee works at home or settles freedom such as holidays, care days or other things.
Kan virksomheden varsle ferie uden varsel?
Som udgangspunkt skal ferie varsles med 3 måneders varsel for så vidt angår hovedferie, mens øvrig ferie skal varsles med 1 måneds varsel. Men da der pr. 11. marts 2020 er tale om en ekstraordinær situation, må virksomheden formodes at opfylde betingelserne for, at kunne fravige de normale varslingsregler i ferieloven og i stedet varsle ferie med meget kort eller ingen varsel.
Medarbejderens sygdom:
Har medarbejderen ret til løn, hvis vedkommende er syg og smittet med COVID-19?
Udgangspunktet er, at medarbejderen har krav på løn under sygdom eller sygedagpenge efter de almindelige for ansættelsen gældende regler.
Kan virksomheden kræve, at en medarbejder, hvis nærmeste familie for nylig har rejst i et risikoområde, går i ”frivillig” hjemmekarantæne?
Anbefalingen fra myndighederne om hjemmeophold i 14 dage omhandler kun personer, der selv er udrejst til risikoområder. Virksomheden kan dog vælge at sende en medarbejder hjem i 14 dage af sikkerhedshensyn, selvom vedkommende ikke er omfattet af myndighedernes anbefaling. I så fald har medarbejderen ret til almindelig løn under hjemmeopholdet.
Medarbejderen og rejser:
Kan virksomheden fraråde sine medarbejdere at rejse til bestemte lande/områder?
En arbejdsgiver har ikke ret til at nægte en medarbejder at rejse på ferie til et udsat land eller område.
Er medarbejderen i privat regi rejst til et af de særlige risikoområder i strid med sundhedsmyndighedernes anbefalinger, kan forpligtelsen til at betale løn under sygdom ophøre, idet der kan være tale om selvforskyldt sygdom.
En arbejdsgiver kan bestemme, at en medarbejder skal blive hjemme på grund af risiko for COVID-19, eksempelvis hvis medarbejderen har opholdt sig i et af de særlige risikoområder.
I eksemplerne ovenfor er der tale om generelle vejledende svar. Så hvis du som virksomhed er i tvivl om, hvordan du skal håndtere en specifik situation i forhold til COVID-19, så skal du i stedet søge konkret juridisk rådgivning for at være sikker på, at den konkrete sag håndteres korrekt. Vær opmærksom på, at der er tale om omstændigheder, som vi ikke i Danmark har set lignende, ligesom situationen hele tiden udvikler sig.
Fem gode råd til at overholde Databeskyttelsesreglerne
En arbejdsgiver kan registrere og videregive helbredsoplysninger, f.eks. at en ansat er smittet med COVID-19. Hensynet her kan fx være, at ledelsen og kollegaer kan træffe de nødvendige forholdsregler i forhold til forebyggelse og sikring af et sikkert og fysisk sundt arbejdsmiljø mv.
Alle virksomheder skal dog, når de behandler personoplysninger, overholde databeskyttelsesreglerne og her er fem gode råd dertil:
Registrering og/eller videregivelse af personoplysningen skal være saglig og være begrænset til det nødvendige. Overvej derfor om:
der er en god grund til at registrere og/eller videregive de pågældende personoplysninger
formålet kan opnås ved at undgå at specificere personoplysningerne (se punkt 2)
det er nødvendigt at omtale den pågældende ved navn
I har et retsgrundlag til videregivelsen
Undgå så vidt muligt at registrere følsomme personoplysninger ved registreringer om den ansatte, men brug i stedet følgende formuleringer:
den ansatte er hjemvendt fra et såkaldt ”risikoområde”
den ansatte er i hjemmekarantæne (uden nærmere at angive årsagen)
den ansatte er syg (uden nærmere at angive årsagen)
Behandlingen skal fremgå i virksomhedens privatlivspolitik til de ansatte, herunder eventuelle modtagere af personoplysningerne ved videregivelse (eksempelvis kunder, samarbejdspartnere, myndigheder)
Behandlingen af disse personoplysninger skal med i virksomhedens fortegnelse over behandlingsaktiviteter
Lav slettefrister for, hvor lang tid virksomheden opbevarer disse personoplysninger om jeres ansatte
Vurderingen af om COVID-19 udgør en force majeure-begivenhed
Force majeure indgår ofte som en klausul i kommercielle kontrakter for at fritage en eller flere parter for ansvar i tilfælde af en ekstraordinær begivenhed. Altså en udefrakommende og upåregnelig begivenhed, som umuliggør en kontraktpart i korrekt opfyldelse af sine kontraktuelle forpligtelser (fx levering af en vare, leveringstid mv.) og som den berørte part hverken kunne forudse, forhindre eller overkomme.
Udgør COVID-19 en force majeure-begivenhed?
Om COVID-19 udgør en force majeure-begivenhed vil altid bero på en konkret vurdering af force majeure-klausulens ordlyd i kontrakten samt hvilket lands lov, kontrakten er underlagt.
Hvis COVID-19 skal kunne anses som force majeure, skal det være angivet, at force majeure også omfatter sundhedskriser, epidemier eller lignende sygdomsudbrud, karantæner/isolationer pålagt af offentlige myndigheder mv. Er sådanne omstændigheder indeholdt i kontrakten, er man godt stillet idet WHO har erklæret udbruddet af COVID-19 for en folkesundhedsmæssig krise af international betydning. Hvis omstændighederne ikke er medtaget i kontrakten som en force majeure-udløsende omstændighed, er det ikke givet at force majeure kan gøres gældende og det vil det i sidste ende være domstolene, der tager stilling til, om COVID-19 udgør en force majeure-begivenhed i det konkrete kontraktforhold. Det er den part, som vil påberåbe sig force majeure, som har bevisbyrden for, at COVID-19 har haft en betydning for kontraktforholdet og udgør en force majeure-udløsende begivenhed.
Hvad hvis kontrakten ikke indeholder en force majeure-klausul?
Indeholder kontrakten ikke en force majeure-klausul bør det undersøges, hvilket lands regler (lovvalg) kontrakten er underlagt. Det skyldes, at der i nogle lande findes et generelt princip om force majeure. For kontrakter underlagt dansk ret gælder force majeure som en generel retsnorm. Det er dog ikke tilfældet i andre jurisdiktioner, hvorfor det er afgørende, at kontrakten tager stilling til force majeure som en ansvarsfrihedsgrund. Lovvalget kan derfor spille en afgørende rolle for, om COVID-19 kan gøres gældende som en force majeure-begivenhed.
Husk underretningspligten
Det er ikke alle forpligtelser, der bortfalder i tilfælde af, at en kontraktpart ønsker at påberåbe sig force majeure. Under dansk ret er ansvarsfriheden for den part, som ikke kan opfylde kontrakten og påberåber sig force majeure betinget af, at parten loyalt underretter den anden part ligesom den ikke-opfyldende part er forpligtet til at begrænse den skade, der måtte opstå. Manglende iagttagelse af underretningspligten kan medføre erstatningsansvar og muligheden for at påberåbe sig force majeure, kan gå tabt. Lignende bestemmelser vil almindeligvis gælde i internationale kontrakter.
Afsluttende bemærkninger
På nuværende tidspunkt er det vigtigt, at virksomheder handler proaktivt. Virksomheder bør derfor gennemgå allerede indgåede kontrakter, som COVID-19 udbrud kan berøre og være opmærksomme på force majeure-klausulens ordlyd og dækning. Indeholder kontrakten ikke en force majeure-klausul, skal kontrakten undersøges for lovvalg og evt. jurisdiktion.
Derudover bør virksomheder foretage en generel gennemgang af deres standardkontrakter og overveje, hvordan der fremadrettet kan tages højde for sundhedskriser, epidemier eller lignende sygdomsudbrud, karantæner/isolationer pålagt af offentlige myndigheder mv. i den samlede kontraktstyring. Virksomheder bør hertil overveje, om der er behov for ændring af force majeure-klausulen eller om man på anden vis specifikt skal regulere konsekvenserne af en sådan omstændighed i standardkontrakternes misligholdelsesbeføjelser. Fremadrettet vil det formentlig være sværere at påberåbe sig, at COVID-19 er en force majeure-begivenhed, da kravet om ’upåregnelig’ ikke længere vil være opfyldt som følge af det igangværende udbrud.
For mere information, kontakt venligst:
Heidi Højmark Helveg - hhh@coplay.law(+45 3074 2900)
Nick Ilsø - ni@coplay.law (+45 6178 2166)
